Однажды я отправился на работу со смутным представлением о том, что собирался выполнить. Их самых лучших побуждений я сел за стол, включил компьютер и проверил почту. Через два часа, после тушения пары пожаров, помощи всем моим друзьям и выполнения всего, что было свалено на меня через телефон и компьютер, я уже и вспомнить не мог, что хотел сделать. Это был удар в спину. С тех пор я стараюсь быть осторожнее.

Когда я читаю лекции по тайм-менеджменту, я всегда начинаю именно с этого вопроса: у скольких из вас слишком много времени и не хватает дел, чтобы его заполнить? За десять лет руку не поднял никто.

Это означает, что мы каждый день мы рискуем не выполнить все, что запланировали. Поэтому то, как и на что мы тратим время – ключевое решение для нашей стратегии действий. Однако наличие списка дел не означает их выполнения, ведь кроме его пунктов, множество других проблем требуют вашего внимания.

Чтобы успешно управлять временем, необходимо день за днем следовать определенному ритуалу. Только так вы сможете сосредоточиться на главном и все успеть.

Я предлагаю сделать это в три этапа, которые займут всего 18 минут восьмичасового трудового дня.

Шаг 1 (5 минут) – Составление план на день. Рано утром, перед тем, как включить компьютер и браться за телефонную трубку, положите перед собой чистый лист бумаги и подумайте о том, что сделает ваш новый день успешным. Что приблизит вас сегодня к вашим целям и оставит вечером ощущение, что день был прожит не зря? Запишите это.

А теперь, что очень важно, возьмите органайзер и впишите эти вещи в свободные поля – сначала самые трудные и важные задания, потом все остальные. Если места не хватает, обдумайте свои приоритеты. Несрочные и неважные дела пождут до завтра. Если вы хотите что-то сделать, необходимо решить когда и где вы будете делать это – иначе стоит отказаться от затеи.

Шаг 2 (1 минута каждый час) – Смена ориентиров. Поставьте несколько будильников так, чтобы они звонили каждый час. Когда вы слышите сигнал, оставьте дела, глубоко вдохните и спросите себя, с пользой ли прошел этот час. Посмотрите на календарь и подумайте о том, что будете делать в течение следующего часа. Вы должны управлять временем, не оно – вами.

Шаг 3 (5 минут) – Пересмотр. Выключите компьютер и еще раз взгляните на прожитый день. Что получилось? На чем вам удалось сосредоточиться и где вы отвлекались? Что может помочь вашей работе быть успешнее завтра?

Сила ритуалов – в их предсказуемости. Вы делаете одно и то же постоянно, день за днем. То, что вы получите, — тоже предсказуемо. Если вы захотите сконцентрироваться на чем-то и будете постоянно себе об этом напоминать, вам удастся. Это просто.

«Восемнадцатиминутный» ритуал вряд ли поможет вам переплыть Ла-Манш, толкая перед собой груженую лодку связанными руками. Но, выполняя его, вы будете уходить из офиса удовлетворенными и успешными.

А разве не это ваша цель?

Автор: eretik
Рубрики: Продуктивность, Советы

Я думаю, что никто не будет возражать, если я скажу, что для эффективного и окончательного решения проблемы просто необходимо докопаться до ее корней. Именно поэтому сегодняшняя заметка может стать очень полезной.

Первым шагом станет идентификация проблема. Ее нужно записать и перечислить все ее симптомы и проявления. Не полагайтесь на память – записывайте любым удобным для вас способом.
Анализируйте это. Взгляните на только что записанную проблему. Задайте несколько вопросов, чтобы понять о ней больше:

• При каких обстоятельствах она проявилась?
• Насколько она серьезна?
• Как долго она существует?

Было бы хорошо привлечь к этому анализу нескольких участников, чтобы взглянуть на неё с разных точек зрения.

Спросите у себя «Почему?» Правило 5-ти почему родилось в недрах компании Тойота, и служит хорошую службу при анализе. Не стоит останавливаться на паре вопросов, ведь не так часто истинная причина сразу же приходит в голову. Наоборот, первыми могут стать ответы-отговорки и попытки оправдать себя.

Взгляните на следующий пример, иллюстрирующий выяснение причин утренних опозданий:

• Почему? Я мечусь по всей квартире, собирая вещи
• Почему? Я проспал
• Почему? Я все еще не выспался когда звонит будильник и я его пропускаю
• Почему? Я поздно ложусь
• Почему? Я люблю смотреть ночные каналы

Хочется ли признавать сразу, что виной является пристрастие к телевизору? Нет. Но на пятом «почему» мы раскололись. Можно попробовать задать по пять вопросов и к каждому из ответов, если вы находите, что вам нужно больше деталей.

Решения и внедрение. Пробегитесь по списку ответов и запишите решения для каждой из проблем. Перед тем, как выбрать какое именно решение использовать, проверьте его по следующим критериям:
Решение —

• Реалистично
• Подходит для всех, кого касается проблема
• Помогает решать ваши основные цели
• Не приводит к новым проблемам

Принятое решение стоит периодически проверять на соответствие тем же критериям, так как ситуация изменяется и лучше заранее идентифицировать возможные сложности, чем потом разбираться с проблемами.

Автор: rushills